Ondernemers willen inzicht in gereden zakelijke kilometers

(Adv.) Als ondernemer is het belangrijk dat je weet hoeveel zakelijke kilometers je rijdt. En jij niet alleen, ook je personeel. Deze kilometers moeten immers in de administratie van het bedrijf worden verwerkt, alsmede de hiermee gemoeide brandstof- of laadpaal kosten. Daarom is een adequate ritregistratie heel belangrijk. Je moet voor de Belastingdienst kunnen verantwoorden hoeveel kilometervergoeding je uitkeert aan medewerkers en hoeveel brandstof je opgeeft voor btw aftrek. Privé kilometers mogen uiteraard niet als zakelijk worden aangemerkt. Er moet dus altijd duidelijkheid kunnen worden gegeven over het doel van een reis. Dit is ook van belang voor het berekenen van het bedrijfsresultaat over een boekjaar.

Hoe houd je de gereden zakelijke kilometers bij?

Als je per maand maar een paar zakelijke ritten hebt dan is het misschien nog wel te doen om de gereden kilometers bij te houden op een kladblok. Maar als je dagelijks voor je werk onderweg bent en daarnaast ook nog personeel in dienst hebt dat met een dienstauto op pad gaat wordt het een ander verhaal. Dan is een goede, geautomatiseerde kilometer registratie onontbeerlijk. Hiervoor kun je een tachograaf in de auto’s van de zaak laten plaatsen. Die houdt precies bij hoeveel kilometers wanneer zijn gereden en zelfs of de chauffeur zich aan de maximumsnelheid hield.

Vereenvoudig je administratie met een tachograaf

Als een bedrijf een omvangrijk wagenpark heeft kan het een hele klus zijn om de gereden kilometers goed te registreren. Met een tachograaf aan boord wordt dit een stuk makkelijker. Het is dan een kwestie van simpelweg de gegevens uitlezen. Soms kan dit op afstand, zo niet dan kan de gegevensdrager uit de tachograaf worden gehaald en deze vervolgens via een kaartlezer worden uitgelezen. Je kunt de gegevens dan direct importeren in het programma waarmee je de kilometer registratie op de computer bijhoudt. Als de gegenereerde informatie vervolgens weer is gekoppeld aan de boekhouding dan wordt ook het doen van aangifte en het berekenen van in rekening te brengen reiskosten aan opdrachtgevers een simpele zaak. Je hoeft je ook nooit meer zorgen te maken of de informatie wel klopt, de tachograaf mag als betrouwbaar worden verondersteld.

Zorg voor een kloppende administratie

Het is niet alleen voor je eigen inzicht belangrijk dat de administratie van gemaakte ritten en gereden zakelijke kilometers op orde is. De Belastingdienst kan op ieder moment een controle uitvoeren om te onderzoeken of de gegevens die je hebt verstrekt juist zijn. Op zo’n moment moet je een duidelijk overzicht kunnen geven van de door de Belastingdienst gewenste informatie. Daarnaast zijn dit soort gegevens van belang als je van plan bent om voor je wagenpark nieuw materiaal aan te kopen of te leasen. Bij een zakelijk leasecontract is het immers essentieel dat je weet hoeveel kilometers er per jaar gereden worden. Op basis daarvan wordt immers de maandelijkse leaseprijs berekend. Als deze berekening niet blijkt te kloppen dan kan je dat als ondernemer op fors hogere kosten komen te staan.